Datenschutzerklärung des Regattaverband Ems-Jade-Weser / Team NordWest e.V.

Fassung vom 26. Januar 2025

Einleitung

Diese Datenschutzordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten im Regattaverband Ems-Jade-Weser / Team NordWest e.V. (nachfolgend „EJW“). Sie umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Mitgliederverwaltung, des Sportbetriebs und der Website-Nutzung. Die rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

1. Mitgliedschaft und Mitgliederverwaltung

1.1 Erhebung und Speicherung von Mitgliederdaten

Im Rahmen der Mitgliedschaft werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

Vorname und Nachname
Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
Geburtsdatum
Geschlecht
E-Mail-Adresse (ggf. auch eines Erziehungsberechtigten)
Telefonnummer (ggf. auch eines Erziehungsberechtigten)
Kontoverbindung

Diese Daten werden digital in der Mitgliederverwaltungs-Software (SD Software-Design GmbH, c/o easyVerein) gespeichert. Zugriff haben nur Vorstandsmitglieder und beauftragte Personen, die zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet wurden.

1.2 Grundsatz der Datenminimierung

Es werden nur die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten gespeichert. Kontodaten werden ausschließlich in der Mitgliederverwaltung gespeichert.

2. Sportbetrieb

2.1 Erforderliche Nachweise und Datenweitergabe

- Für Mitglieder der Altersklasse U19 ist ein Nachweis über eine aktuelle sportärztliche Untersuchung erforderlich. Diese Nachweise werden an den Deutschen Ruderverband weitergegeben.

- Zur Teilnahme an Regatten werden folgende Daten an den Deutschen Ruderverband übermittelt:

Vorname, Nachname
Geburtsdatum, Geburtsort
Staatsangehörigkeit
Geschlecht
Adresse
E-Mail (sofern Zugang zur Verbandsverwaltung erforderlich)
Verknüpfung mit dem Nachweis zur sportärztlichen Tauglichkeit (bei U19-Mitgliedern)

2.2 Leistungsdaten

Zur Organisation des Sportbetriebs können Trainer Leistungsdaten der Sportler erheben. Diese Daten werden dem Trainerkreis und ggf. dem Vorstand zur Verfügung gestellt. Bei sportlicher Relevanz können Auszüge an Landestrainer oder Bundestrainer weitergegeben werden.

3. Weitergabe von Daten

3.1 Datenübermittlung an Verbände

Der Verein ist verpflichtet, Mitgliederdaten in aggregierter Form (gestaffelt nach Jahrgängen und Geschlecht) an übergeordnete Verbände zu melden. Personenbezogene Daten werden nur in Ausnahmefällen übermittelt (z. B. Daten von Vorstandsmitgliedern, lizenzierten Trainern oder Wettkampfteilnehmern).

3.2 Ergebnisse und Bilder

- Ergebnisse von Wettkämpfen (inkl. Verein, Vorname, Nachname, Geburtsjahr, Platzierung) können vom Veranstalter veröffentlicht werden.

- Veranstalter können Bilder von Wettkämpfen veröffentlichen.

4. Veröffentlichungen und Pressearbeit

4.1 Website und Social Media

Der Verein informiert auf seiner Website und Social-Media-Kanälen über Vereinsaktivitäten und Wettkämpfe. Veröffentlichte Inhalte können umfassen:

Vorname und Nachname
Altersklasse, Mannschaft
Wettkampf mit Platzierung

4.2 Bilder von Mitgliedern

Im Rahmen des Vereinslebens angefertigte Bilder können auf der Website oder den Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden. Mitglieder können die Löschung einzelner Bilder beim Vorstand beantragen.

5. Datenerfassung auf der Website

5.1 Automatische Datenerfassung

Beim Besuch der Website werden technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und Uhrzeit des Seitenaufrufs automatisch erfasst. Diese Daten dienen der Sicherstellung eines fehlerfreien Betriebs der Website.

5.2 Cookies

Die Website verwendet Cookies, um ihre Funktionalität sicherzustellen. Nutzer können ihre Zustimmung zur Speicherung von Cookies über die Browser-Einstellungen anpassen.

5.3 Kontaktformular

Angaben aus dem Kontaktformular (Name, E-Mail, Anfrage) werden zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert und nicht ohne Zustimmung weitergegeben.

5.4 Externe Dienste

Hosting: Die Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet, der personenbezogene Daten entsprechend den Weisungen des Vereins verarbeitet.
Plugins und Tools: Dienste wie YouTube oder Google reCAPTCHA werden zur Verbesserung der Website-Funktionalität eingesetzt. Diese können Daten erheben, sobald sie aktiv genutzt werden.

6. Rechte der Mitglieder und Website-Besucher

6.1 Auskunft, Berichtigung und Löschung

Mitglieder und Website-Besucher haben das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten, deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Ausnahmen gelten bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

6.2 Widerspruch und Widerruf

Betroffene können der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Der Widerruf hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung.

6.3 Beschwerderecht

Betroffene können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, wenn sie Verstöße gegen die DSGVO vermuten.

7. Schlussbestimmungen

Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Diese Datenschutzordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung in Kraft und ersetzt alle vorherigen Regelungen.